Guía del control horario: Todo lo que hay que saber para organizar el registro de personal

Recientemente el gobierno anunció que todas las empresas tienen la obligación de guardar un registro de la jornada completa de sus trabajadores. La norma, que está incluida en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores también indica que estos registros deben conservarse al menos 4 años.

 A pesar de que esta regla ya se encuentra en vigencia, muchas empresas aún se encuentran en confusión sobre cómo deben aplicar el correcto control horario a su personal, cuál es el mecanismo que pueden utilizar y qué otras consideraciones se deben tener en cuenta. En este artículo se podrán despejar algunas de esas dudas.

¿En qué consiste la obligación de registrar diariamente la jornada de trabajo de los trabajadores en las empresas?

Según la Inspección del Trabajo, todas las empresas sin excepción deben cumplir esta norma, sin importar el tamaño del negocio, el sector al que se dirigen o el tipo de facturación que utilizan, cada una debe llevar un registro diario donde se indique el inicio de la jornada de los trabajadores y la finalización de la misma. Es importante prestar atención a esta normativa, ya que la empresa puede verse sujeta a sanciones.

 Aunque el Ministerio está dispuesto a dar un margen de maniobra para que las empresas se adapten a la tecnología que necesitan para llevar este tipo de registro, es importante conocer algunos aspectos importantes sobre este procedimiento, como los siguientes.

- El registro debe hacerse sin perjuicio de la flexibilidad horaria, según lo establecido en el artículo.

- Se puede utilizar un sistema tradicional, tales como formularios de papel, donde se apuntará la hora de inicio y la finalización de la jornada de cada trabajador.

- También se pueden utilizar otros sistemas como las tarjetas para fichar, al igual que tornos de acceso que funcionan con un sistema de lectura de huella dactilar.

- Para las empresas que están más acostumbradas a la tecnología también podrán instalar aplicaciones en los ordenadores o en los móviles inteligentes de los trabajadores para hacer el registro.

¿Cómo registrar el tiempo de trabajo efectivo y no solo la hora de inicio y de fin?

Como se acaba de mencionar, en esta guía para la aplicación del control horario de trabajadores, existen muchas alternativas para cumplir con la obligación de registro. Cucorent comercializa por ejemplo dispositivos para fichar compatibles con una App para empleados con movilidad, de esta forma, no importa si los trabajadores no están en la oficina durante el día o incluso cuando deben trabajar desde casa, ya que tendrán cómo registrarse sin que la empresa se vea vulnerada ante sanciones.

 Con esto, los trabajadores evitarán realizar horas extras que no le serán retribuidas, así mismo, también se evitarán los abusos en la jornada laboral y bajos salarios.

¿Qué sucede si no se alcanza un acuerdo sobre cómo organizar el registro?

La organización del registro debe llevarse en conjunto con la empresa y los representantes de los empleados. Este proceso se denominará como negociación, y aunque no se indica cuánto tiempo debe durar esta sesión, las empresas deberán documentar que las negociaciones se han llevado a cabo con propuestas, debates y buena fe con el fin de justificar el retraso de la implementación del control del horario.

 En caso de que este proceso se prolongue durante el tiempo límite de implementación que está dando el Ministerio, que no es mayor a 2 meses, la empresa podrá determinar cuál será el control final. Este acuerdo empresarial deberá ser consultado con los representantes legales de los trabajadores para cerciorarse de que lo establecido sigue las normas.

 En caso de que no exista representación legal por parte del colectivo, deberán realizar una comisión de seguimiento según la cantidad de personas que tengan en la empresa, de cualquier forma, no existe excepción para implementar el control horario.

¿A qué sanciones se enfrenta la empresa por no cumplir con la obligación de registrar la jornada de los trabajadores?

Como se ha dicho al inicio de esta guía, los negocios deberán enfrentar una serie de sanciones graves impuestas por el Ministerio en caso de no cumplir con la obligación de registro, en pocas palabras la inspección laboral actúa con una multa de 626 € en casos menos graves. Pero para aquellos que no acaten la normativa en absoluto deberán enfrentarse a una sanción de más de 6200 €, aunque las características de esta sanción también deben estar sujeta al tamaño de la empresa.

Igualmente, el Sindicato de Inspectores del Trabajo y la Unión Progresista de Inspectores se encuentran evaluando la sanción impuesta para aquellas empresas que no cumplan con esta obligación, de modo que han sugerido que ésta sea por trabajador, de esta forma, se evaluarán otra serie de multas aquellas empresas que superen una plantilla de trabajadores de más de 1000 personas.

 Para finalizar, lo más recomendable es instalar un sistema de registro tecnológico, ya que son más seguros, dinámicos, personalizables y más adaptados a las exigencia de la modernidad.